議事録ドリブンメソッド 会議を効率化し生産性を上げる
2008 10 22 20:51
会議は難しい
以前の記事で、いくつかプロジェクトを持っている事は述べたと思うが、やはりその際最も難しいのは、「会議」であると思う。会議はタダでいくらでもできると同年代の学生は思っているかも知れないが、10人で1時間会議した場合、最低賃金で換算しても6000円以上の費用が発生していることになるのだ。人によっては、もっと時間対生産性が高いだろうから、賃金換算するともっと大きな費用になるだろう。
自分は、会議を企画し人を集める側だから、そのプレッシャーがあるし、是非、建設的な会議を行いたいと思っている。
昨日までに、指導寮生会では3回ほど会議を持った。結成が先週の事だから、頻度は非常に高いと思う。最初の内は、議題が決まっており、必要なこと、会議のゴールが明確だったから、議事進行は非常に楽だった。
ただ、回数を重ねる毎に徐々に問題の本質が明らかになり、みるみる議題は複雑化しく。そうすると、やはり時間あたりの生産性は薄れてくる。
会議終了後、できるだけ誰が何を担当するのかハッキリさせようと心がけているが、細分化が進み、カバーする範囲が広がるとどうも上手く行かない。ということで、会議の効率化を考えることにした。
自分の失敗
ファシリテータとしての役割を忘れてしまっていた。つまり、議論に夢中になり会議自体をコントロールすることを忘れてしまっていたということだ。おかげで、時間ギリギリになってしまうし、次週繰り越しも発生してしまった。
会議効率化手法の模索
印刷して使えそうなテンプレート、もしくはツールなど、とにかく少しでも改善が現れそうな物をインターネットで探してみると、一つ面白そうなツールを発見した。Sargasso XMである。自分の求めていた物に果てしなく近かったので、買える値段であれば購入してでも使おうと思ったのだが、とてもじゃないが子供が趣味で手を出せる値段ではなかった。対象が法人であるからそれもそのはずだ。ただ、これは自力で作れなくもなさそうな感じだ。いや、それだけの時間と労力を払えるかと言えばNOなのだが。
そこで、とにもかくにも、議事録ドリブンメソッドを無理にでも導入すべく、寮生会に適用できそうな方法を模索。結論として、マクロでちょっとだけ改造されたエクセルファイルを流用し、学校から提供されている共有フォルダに置くことで擬似的に再現することにした。しかし、寮の施設にプロジェクターが無い。これは、書記のノートＰＣに液晶ディスプレイを別途接続し、デュアルディスプレイ環境を用意する事で代用することにする。
議事録ドリブンとは
最後に、議事録ドリブン手法について軽く説明しておこう。定義について、こちらから引用する。
引用
次に、議事録をより積極的に活用する、「議事録ドリブンな会議」というテクニックを紹介しましょう。ちなみに、「ドリブン」（driven）とは「○○で駆動する」といった意味です。「議事録ドリブンな会議」は、議事録を中心にした会議運営術といった意味になります。
さて、ここまでの説明でお気づきかとは思いますが、「目的／課題／アクション」の軸に沿った議事録を書くのは、実は簡単ではありません。かなり真剣に書く必要があります。
これはなぜでしょう？ 逆説的な言い方をすれば、それは会議自体がこの軸に沿っていないからです。実際問題、目的のよくわからない会議が開催されることすらあります。このような会議なら、自分は関係ないやと放っておいても良いですが、あなたのプロジェクトに影響を与える会議ではそうもいきません。
そこで、議事録を通じて、会議自体を「目的／課題／アクション」の軸に沿ったものにしようというのが、このテクニックの狙いです。
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